Privacy Statement – St Jan's Fanfare Zoeterwoude

SOORT GEGEVENS

De St. Jan’s Fanfare verwerkt de volgende gegevens van haar leden:

Doelen van verwerking

NAW gegevens (naam, adres, postcode en woonplaats) alsmede telefoonnummer(s) en email- adressen worden gebruikt om de leden te informeren over verenigingsmededelingen zoals repetities, vakantieschema’s, uitnodigingen voor (jaar)vergaderingen en optredens. Tevens voor een eventueel in bruikleen gegeven instrument of eigen instrument t.b.v. de verzekering.
Bij minderjarige leden worden de NAW gegevens van de ouders verwerkt omdat zij, voor hun minderjarige kinderen, alle bovenstaande informatie ontvangen.
Geboortedatum wordt gebruikt om vast te kunnen stellen welk contributiebedrag moet worden betaald door het betreffende lid.
Aanvang lidmaatschap wordt gebruikt om te kunnen vaststellen hoe lang een lid muzikant is t.b.v. van het jubileumspeldje.
Betreffende docent in verband met de lessen die gevolgd moeten worden en waarover gecommuniceerd moet kunnen worden.
Behaalde examens HAFABRA geeft een indicatie m.b.t. het speelniveau zodat een bepaalde toekenning van een partij kan worden gegeven.
De bank- of girorekening is noodzakelijk voor de verwerking/registratie van de betaalde contributie in de financiële administratie of bij automatische incasso.

De St. Jan’s Fanfare verwerkt de volgende gegevens van haar donateurs:

Doelen van verwerking

NAW gegevens (naam, adres, postcode en woonplaats) alsmede telefoonnummer(s) en email- adressen worden gebruikt om de donateurs te informeren over verenigingsactiviteiten zoals verenigingsnieuws en/of optredens.
Daarnaast kunnen donateurs worden benaderd, middels telefoon of e-mail in geval van onduidelijkheid van betaling of NAW gegevens.
De bank- of girorekening is noodzakelijk voor de verwerking/registratie van de betaalde donatie in de financiële administratie of bij automatische incasso.
De registratie van de jaren geeft een indicatie van de verwachten inkomsten.

PRIVACY MAATREGELEN

De persoonsgegevens van zowel leden als van donateurs worden digitaal bewaard. Daarbij wordt up to date beveiligings software gebruikt.
Alleen geautoriseerde personen die een “Geheimhoudingsverklaring” hebben getekend kunnen bij deze persoonsgegevens. Voor de overige leden binnen de vereniging zijn deze gegevens afgeschermd.
De aanmeldingsformulieren, met de daarop vermelde persoonsgegevens, zullen nadat deze in het digitale bestand zijn verwerkt direct vernietigd worden.

BEWAARTERMIJNEN

Persoonsgegevens leden: worden direct bij opzegging lidmaatschap permanent verwijderd uit het digitale bestand. Tevens zal ook, indien van toepassing, de bruikleenovereenkomst worden vernietigd.
Persoonsgegevens donateurs: zullen na schriftelijke opzegging worden verwijderd

VERSTREKKEN PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan commerciële partijen, tenzij dat noodzakelijk is om aangifte te doen van strafbare feiten.

UW PRIVACY RECHTEN

Leden en donateurs hebben recht op inzage in hun persoonsgegevens (artikel 35 van WBP) en het recht om correctie of verwijdering van hun persoonsgegevens te vragen (artikel 36 van WBP).
Daarnaast heeft u het recht verzet aan te tekenen tegen het gebruik van uw opgeslagen gegevens.

15-05-2018 Versie 001